akut läcka protokoll för community manager

För de flesta community managers, är reducerade öppettider under julhelgen en möjlighet att tillbringa mer tid med familjen. HOA styrelsemöten ens annulleras. Denna årliga ledighet tradition är sårbar för en dramatisk händelse som kan dämpa din semester jubel: hårt väder! Avsikten med denna artikel är att lägga till en känsla av lätthet och komfort för chefer, kund-agenter service och husägare när trotsat tunga vinterstormar.

Till en husägare, kan fukt intrång i deras sovrum och områden bostad skapa den ultimata känslan av panik och förtvivlan. När de släpper samtalet till representanter för ledningen, är deras frustration uppenbar och deras behov av omedelbar service är som störst. Fielding samtal från upprörda och ofta känslomässiga husägare kräver erfarenhet och en arsenal av användbara tips. Följande tips kan hjälpa dig att uppdatera din nödsituation protokoll:

Smile, breathe och tala lugnt
• När spänningen ligger i luften, ta tre djupa andetag. Det kommer att koppla dig och öka blodflödet till hjärnan.
• Det sätt på vilket du prata med husägare kommer vanligtvis att påverka sin sinnesfrid.
• Tala långsamt, lugnt och tydligt.
• Det är viktigt att le. Huh? Ja, du kan höra ett leende genom telefonen.

Är det en hälsofarlig nödsituation?
I din typiska husägare perspektiv, är deras läcka en nödsituation. Det är därför till hjälp för dig att mäta nivån av undantagstillstånd i deras situation. Lugnt ställa frågor när tröstande husägare kan hjälpa indikera akut status.
• livshotande akut (ingen förklaring behövs)
• Hälso-hotande nödsituationer: Även subjektiv, tillåter denna kategori husägare att hjälpa dig att klassificera deras läcka som “jobbig, men kanske inte så hotande.” Hälsofarlig nödsituationer kan omfatta översvämning av rum, förekomsten av mögel eller upplevda hot om tak kollaps.
• Standard tak, vägg eller fönster läckage: De flesta läckor tillåter endast en kvarts kopp till ett par liter vatten för intrång. Skador från sådana läckor kan minimeras genom husägare.

Vet du hur man bäst kan hjälpa husägare?
Följande förslag är specifikt för husägare:

• försiktigt peta ett hål i taket där fukt förekommer med en skruvmejsel eller penna. Detta kommer att minska ytterligare skador på taket och rikta flödet släppa vatten.
• Placera handdukar och hinkar eller stora skålar under hålet för att hämta vatten. Dumpa vatten efter behov. Ta bort personliga tillhörigheter för att förhindra skador på föremål.
• Lyft mattor och plats handdukar på våta väggar och på våta fönsterbrädor. Byt handdukar efter behov.
• Stäng belysningen när läckande sker vid elektriska fixturer och låt vattnet rinna av fixtur i hinken. (För många husägare, läcker vid en armatur känns som en nödsituation, men elektrisk eld från regn är inte en sannolik förekomst.) Om vatten samlas i fixturen skålen helt enkelt bort och dumpa.

Kom ihåg, de flesta rapporter om “kollapsade tak” är i själva verket inte, tak eller strukturella problem utan är helt enkelt lösa, små bitar av gips som har fallit på grund av vikten av vattnet, och det inte utgör någon hälsorisk. Varje år takläggning företag får massor av samtal från panik villaägare att deras tak faller samman, bara för att finna ett par bitar av akustisk “cottage cheese” på golvet.

Kom ihåg, är det viktigt att få ut vattnet av bostaden områden. Vid läckage är stor, se till att inkludera användningen av en ansedd interiör restaurering tjänsten. Deras vägledning i vatten avlägsnande, luftcirkulation och sanering kommer att bidra till att förhindra omfattande materiella förluster.

Har du lånelöfte akuta reparationer och / eller tarping fastställda avgifter?
Kostnaden för akut service till taken på era samhällen är betydande. Om dina leverantörer är kompatibla med arbetstagarnas ersättning och ansvarsförsäkring, är det osannolikt att reparera eller tarping kan underlättas för mindre än $ 450 till $ 700. En överenskommelse med styrelsen för en godkänd betalning akut avgift är avgörande för att uppfylla HOA: s due diligence.

Hoa kommer att ha tid att komma överens om taket ersättning eller snitt invasiv ombyggnad av skal komponenterna vid kommande möten, men räddningstjänsten måste fyllas för att mildra skador på hälsa och egendom.

Vilka är dina leverantörers nödsituationer?
Kan du tänka dig att gå in på akuten och aldrig tala med en läkare eller om inga akuta åtgärder genomfördes av sjuksköterskor? Många leverantörer är inte tillräckligt förberedda för att hantera nödsituationer.

När undantagstillstånd förklaras, är konstant kommunikation behövs mellan chefen och säljaren att underlätta perioder av “triage” eller höjd beredskap.
• Dina bästa leverantörer kommer att förse dig med instruktioner under krisen. De kommer att instruera dig om det aktuella läget och kommer att ge dig fönster av tid de kommer att kontakta husägare och underlätta akuta reparationer.
• Din ansedda tak säljaren kan fatta beslut samtidigt på plats för att tillämpa tarping eller akuta reparationer. Hans agerande kommer sannolikt att bero på vad som kommer att ge tillfällig lindring till husägare.
• Även tarping och tillfälliga reparationer är ingen garanti för att området inte kommer att läcka igen, är det ett nödvändigt steg tills sectional tak byte kan underlättas.

Förstår ni vad som är bra att ge till dina leverantörer?
• Se till att inkludera alla telefonnummer för villaägare. Detta inkluderar cell, hem och arbete telefonnummer och e-post. Lista hyresgäst kontaktuppgifter även om enheten är vidareuthyrs.
• Inkludera chefens fullständiga namn och e-post på den ursprungliga arbetsordern.
• Skicka inte arbetsorder mer än en gång eller i flera format (t.ex. fax, telefonsamtal, e-post, US mail). Dubbelarbete order kan Cumber data / information management process, vilket kan påverka tid räddningsinsatser. Kontrollera om status för en arbetsorder kan underlättas via e-post bekräftelse efter hälsofarliga nödsituationer åtgärdas.
• Fråga husägare hur många läckor uppstår och exakt vilka rum påverkas. Denna information kommer att hjälpa din leverantör ger en mer komplett service.
• Har enheten en läcka historia? Korrekt rapportering av läcker i alla rum kan bidra till att klargöra huruvida läckan är ny eller återkommande.

Effektiv partnering med dina takläggning leverantörer kommer att hjälpa dig att ge komfort för dina husägare under kraftiga stormar. Service leverantörer är (eller borde vara) i näringslivet för att ge en positiv upplevelse för våra samhällen och chefer. Detta är bara möjligt när vi arbetar tillsammans som ett team. Så slappna av, andas och vara beredd när nästa närma vinterstorm.